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  1. Planification des collections de sites
  2. Création de collections de sites
  3. Suppression des collections de sites
  4. Affichage des propriétés de la collection de sites
  5. Partage des collections de sites
  6. Gestion du quota de ressources serveur pour une collection de sites
  7. Mise à niveau des collections de sites à partir d’une version précédente

Planification des collections de sites

Le fait d’avoir une hiérarchie de sites et de sous-sites de haut niveau vous permet de maintenir différents niveaux de contrôle sur les fonctionnalités et les paramètres de chaque site. Cela vous permet d’avoir un site principal pour toute une organisation ou une équipe, ainsi que des sites individuels et partagés pour des sous-équipes, des divisions ou d’autres projets. Vous pouvez également créer des collections de sites séparées pour des sites Web externes.

La façon dont vous organisez vos collections de sites dépend principalement de la taille de l’organisation et des besoins de l’entreprise. Si vous connaissez certains facteurs clés , tels que ce qu’une collection de sites sera utilisé pour, qui aura besoin d’accès à elle, et qui va le gérer, il est plus facile pour vous de prendre des décisions de planification clés sur les modèles de site à utiliser, combien de sites et de collections de sites que vous devez créer, et combien de stockage vous avez besoin.

Vous devez vous poser les questions suivantes lors de la planification de vos collections de sites :

  • Quels modèles de site devez-vous utiliser ? Vous pouvez créer une collection de sites à partir d’un modèle de site. Ces modèles contiennent déjà des éléments tels que des bibliothèques de documents, des listes, des pages et plusieurs autres composants de site communs qui fournissent diverses fonctionnalités à votre organisation. Tous les sites que vous créez à partir d’un modèle hériteront des propriétés du modèle. Il est courant d’utiliser plusieurs modèles de site différents lors de la création de votre collection de sites. Vous pouvez également choisir de créer un site personnalisé.
  • Combien de collections de sites sont nécessaires ? Ce numéro dépend généralement des limites de stockage de votre organisation et de ses besoins commerciaux. Certains types de sites, tels que le Centre de recherche d’entreprise et l’hôte Mon site, existent en tant que collections de sites autonomes et peuvent être créés automatiquement pour vous lorsque vous vous inscrivez à Microsoft 365. Vous devrez probablement créer d’autres collections de sites pour répondre aux exigences spécifiques de votre organisation.
  • Combien de stockage est nécessaire pour chaque collection de sites ? Lorsque vous achetez le service SharePoint Online dans le cadre de votre forfait Microsoft 365, vous disposez d’un pool de stockage basé sur le nombre de licences utilisateur et le type de plan Microsoft 365 que vous achetez. Vous pouvez laisser SharePoint Online gérer le stockage automatiquement ou allouer le stockage par vous-même. Lorsque vous affectez du stockage à vos collections de sites, vous pouvez voir la quantité totale de stockage allouée à votre organisation et la quantité de ce qui reste à allouer à d’autres collections de sites. Vous pouvez modifier ces niveaux de stockage plus tard et vous pouvez les augmenter ou les diminuer au besoin dans votre limite d’allocation de stockage.
  • Le soutien multilanguage est-il nécessaire? La fonctionnalité Interface utilisateur multilingue (MUI) permet à vos utilisateurs d’afficher des sites et des pages Web dans d’autres langues. Cette fonctionnalité n’est pas un outil de traduction ; il modifie plutôt le langage d’affichage pour les composants d’interface par défaut spécifiques. MUI modifie l’interface utilisateur par utilisateur et n’affecte pas la façon dont les autres utilisateurs voient le site ou la page. Cette fonctionnalité MUI modifie uniquement les composants visibles à l’écran ; il ne modifie pas le contenu, tels que les documents détenus dans le site. La fonctionnalité MUI est activée par défaut dans SharePoint Online, mais si vous souhaitez l’utiliser sur une collection de sites, vous ou un autre administrateur de collection de sites devez également l’activer sur cette collection de sites.
  • Avez-vous besoin d’accorder l’accès à des utilisateurs externes? Certains de vos utilisateurs peuvent avoir besoin de collaborer avec des utilisateurs externes à l’organisation. Dans ce cas, vous devrez envisager de partager du contenu avec ces utilisateurs externes; cela nécessitera réflexion et planification.
  • Qui gérera vos collections de sites ? Les rôles suivants peuvent administrer le service SharePoint Online :
    • Administrateur global. Il s’agit du rôle d’administration principal du Centre d’administration Microsoft 365 et peut effectuer toutes les tâches administratives, y compris la gestion des licences de service, des utilisateurs et des groupes, des domaines, des services souscrits et la définition des administrateurs de collection de sites.
    • Administrateur SharePoint Online. Ce rôle est un rôle d’administrateur personnalisé. Il s’agit de l’administrateur dont le rôle principal consiste à administrer SharePoint Online à l’aide du Centre d’administration SharePoint. Ce rôle peut créer et gérer des collections de sites, définir les administrateurs de collections de sites, définir les paramètres des locataires et configurer la plupart des autres éléments administratifs, tels que Business Connectivity Services, Secure Store, InfoPath Forms Services, Records Management, Search et User Profiles.
    • Administrateur de collection de sites. Ce rôle bénéficie des autorisations administratives pour gérer une collection de sites. Bien qu’une collection de sites puisse avoir plusieurs administrateurs, il ne peut y avoir qu’un seul administrateur principal de collection de sites. Lors de la création d’une nouvelle collection de sites, l’administrateur SharePoint Online définit l’administrateur principal de la collection de sites. L’administrateur SharePoint Online peut ajouter d’autres personnes à la liste des administrateurs de collection de sites après la création de la collection de sites. Les administrateurs de collection de sites peuvent ajouter ou supprimer des sites, spécifier un administrateur secondaire de collection de sites et modifier les paramètres de site pour n’importe quel site de la collection de sites.
  • Quelles sont les limites de SharePoint Online ? Il y a des limites et des limites dans SharePoint Online. Pour effectuer une bonne planification d’une conception de collection de sites, il est nécessaire que vous sachiez quelles limites sont présentes et comment elles affecteront votre planification de la collection de sites. Par exemple, une structure de collection de sites trop profonde peut atteindre la limite de longueur des caractères de l’adresse du site Web.
  • Comment planifier la gouvernance? La gouvernance est l’ensemble de politiques, de rôles, de responsabilités et de processus qui contrôlent la façon dont votre organisation coopère pour atteindre les objectifs commerciaux. Dès que vous commencez à planifier votre structure de collection de sites, vous devez également élaborer un plan pour les régir. Voici quelques exemples :
  • Comment gérer la propriété intellectuelle que créent vos employés ?
  • Toutes les exigences réglementaires sont-elles respectées?
  • À quoi ressemblent les objectifs de sécurité de votre entreprise?
  • Comment planifier le cycle de vie de la collection de sites SharePoint Online ? Le cycle de vie de la collection de sites définit l’approvisionnement et la désapprovisionnement d’une collection de sites. SharePoint Online est un logiciel en tant que service (SaaS) et l’approvisionnement approprié ainsi que la planification de la désapprovisionnement peuvent influencer les coûts de votre environnement Microsoft 365. La planification appropriée comprend la planification de la durée d’archivage d’une collection de sites avant qu’elle ne puisse être supprimée.

Conseil : Une pratique exemplaire recommandée consiste à définir plus d’un administrateur de collection de sites, où les administrateurs supplémentaires agissent comme sauvegardes à l’administrateur principal de la collection de sites.

Création de collections de sites

En tant qu’administrateur SharePoint Online de votre environnement Microsoft 365, vous serez responsable de la création et de la suppression des collections de sites. Vous pouvez créer plusieurs collections de sites privés pour les utiliser en interne par les utilisateurs de vos organisations. Les administrateurs SharePoint Online peuvent créer des collections de sites privées à l’échelle de l’organisation et affecter des administrateurs de collections de sites principaux à chaque collection de sites à l’aide du nouveau Centre d’administration SharePoint ou du Centre d’administration classique.

Remarque : Vous devez vous assurer de sélectionner la langue correcte pour votre collection de sites ici, car elle ne peut pas être modifiée par la suite.

La collection de sites est ensuite créée et apparaît éventuellement dans la liste URL. Vous saurez que le site est créé lorsque l’URL de la collection de sites est mise en surbrillance en bleu sous forme de lien hypertexte. À ce stade, l’administrateur de collection de sites affecté peut commencer à créer et à gérer des sites dans la collection de sites.

Lecture supplémentaire, Pour plus d’informations sur la création de collections de sites, reportez-vous à Créer un site.

Suppression des collections de sites

Il peut y avoir des situations où vous devrez supprimer une collection de sites. Cela peut se produire pour un certain nombre de raisons, notamment :

  • Vous avez une collection de sites d’équipe et cette équipe a été dissoute.
  • Les équipes ont été réorganisées.
  • Vous utilisez couramment des sites basés sur des projets; et les projets sont à court terme et ne sont pas nécessaires une fois le projet terminé.

Lorsque vous supprimez une collection de sites, elle reste dans la Corbeille pendant 30 jours avant d’être définitivement supprimée ; cela vous donne une fenêtre de 30 jours d’opportunité pour restaurer l’ensemble de la collection de sites si elle a été supprimée par erreur ou si votre situation a changé et que vous souhaitez la conserver.

Remarque : lorsque vous supprimez une collection de sites, vous supprimez également tous les sites, composants du site et contenu de la hiérarchie de sites, y compris les documents et les bibliothèques de documents, les listes et les éléments de liste, les événements, les paramètres de configuration du site et les informations de sécurité pour tous les sites et leurs sous-sites.

Comme d’autres personnes seront probablement touchées par la suppression de la collection de sites, assurez-vous que toutes les parties intéressées, comme les propriétaires de sites et les contributeurs de sites, sont au courant de la suppression imminente et ont le temps de déplacer leur contenu ou leurs données à un autre endroit si nécessaire.

Remarque : vous pouvez supprimer les collections de sites de la liste Sites actifs du nouveau Centre d’administration SharePoint.
Restauration des collections de sites supprimées

Si vous supprimez une collection de sites par erreur, vous pouvez la voir répertoriée dans la liste Sites supprimés du nouveau Centre d’administration SharePoint et la restaurer à partir de là. La liste vous indique également combien de jours restent avant que la collection de sites ne soit définitivement supprimée. La collection de sites prendra un certain temps à restaurer, et une fois la restauration terminée, la collection de sites est à nouveau répertoriée sous Collections de sites.
Configuration des collections de sites

Il existe plusieurs éléments et propriétés de collection de sites que vous pouvez configurer en tant qu’administrateur SharePoint Online, y compris les propriétés de collection de sites, les propriétaires, le partage et les quotas de ressources.

Affichage des propriétés de la collection de sites

Pour afficher les propriétés de la collection de sites, sélectionnez la collection de sites, puis cliquez sur propriétés. La page propriétés de la collection de sites affiche les informations suivantes :

  • Titre
  • Adresse du site Web
  • Administrateur principal et autres administrateurs
  • Nombre de sous-sites
  • Utilisation du stockage, quota et niveau d’avertissement
  • Utilisation des ressources, quota et niveau d’avertissement
  • Ajout ou suppression d’administrateurs de collection de sites

Vous pouvez modifier l’administrateur de collection de sites principal actuel et ajouter ou supprimer d’autres administrateurs de collection de sites de la liste Sites actifs dans le nouveau Centre d’administration SharePoint.

Partage des collections de sites

L’option Partage sur le ruban vous permet de partager vos collections de sites avec des utilisateurs extérieurs à votre organisation. Vous pouvez le faire soit par le biais d’invitations ou de liens d’invités anonymes, selon la configuration du locataire.

Gestion du quota de ressources serveur pour une collection de sites

Le quota de ressources serveur est une valeur générée par SharePoint Online pour chaque collection de sites. Le code personnalisé qui s’exécute dans les solutions en bac à sable affecte négativement les performances d’autres collections de sites en appauvrissant les ressources serveur disponibles. Le fait d’avoir des quotas de ressources serveur permet de réduire ce risque. En tant qu’administrateur SharePoint Online, vous pouvez spécifier un quota pour l’utilisation des ressources serveur pour chaque collection de sites que vous surveillerez pour vous assurer qu’elles ne dépassent pas le niveau spécifié. SharePoint Online enverra également un e-mail d’alerte pour informer l’administrateur de la collection de sites lorsque le quota de ressources serveur est proche de sa limite en fonction d’un niveau d’avertissement défini par vous.

La surveillance effectuée par SharePoint Online est basée sur les données de performance collectées pour les ressources clés telles que le processeur et l’utilisation de la mémoire. Si une collection de sites atteint sa limite de quota de ressources serveur, SharePoint Online désactivera le bac à sable de la collection de sites afin que le code personnalisé ne puisse plus être exécuté. Vous pouvez gérer les limites de stockage de site à partir du nouveau Centre d’administration SharePoint.

Mise à niveau des collections de sites à partir d’une version précédente

Dans le Centre d’administration SharePoint, sous collections de sites, il y a une option dans la section Gérer le ruban pour mettre à niveau les liens et les paramètres de vos collections de sites. Ce paramètre vous permet de :

  • Spécifiez les paramètres de mise à niveau de la collection de sites.
  • Envoyez une notification par e-mail sur les mises à niveau de la collection de sites à l’administrateur de la collection de sites.

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