Erreurs et pratiques exemplaires courantes

Lors de la configuration du partage d’utilisateurs externes dans SharePoint Online, il y a des erreurs courantes que vous devez éviter et certaines pratiques exemplaires que vous devez suivre.

Ces erreurs courantes que vous devriez éviter incluent :

• Partager plus de contenu qu’il n’est nécessaire en partageant un site entier plutôt qu’un ou deux documents.
• accorder plus d’accès partagé qu’il n’est nécessaire; par exemple, en donnant à un utilisateur externe l’autorisation de modifier lorsqu’il n’a besoin que de lire le document.
• Accorder l’accès par le biais de liens d’invités anonymes temporairement, mais en oubliant plus tard que vous avez fait accordé l’accès.
• Manque de connaissance de ce que les utilisateurs externes peuvent et ne peuvent pas faire dans SharePoint Online.
• Manque de documentation de la configuration SharePoint Online par rapport au partage d’utilisateurs externes.
• Le détournement peut arriver. Les utilisateurs externes peuvent transférer l’invitation par courriel générée à une autre personne. La personne qui ouvre le lien d’invitation a accès au contenu partagé.

Pour vous assurer de configurer avec succès le partage d’utilisateurs externes dans SharePoint Online, il est recommandé d’effectuer les meilleures pratiques suivantes :

• Planifiez ce que les utilisateurs externes peuvent voir et accéder en segmentant votre contenu par sa sensibilité aux données.
• Envisagez de créer un site uniquement dans le but de partager du contenu avec des utilisateurs externes.
• Exercer la sensibilisation à la sécurité en utilisant le principe du moindre privilège.
• Définissez les autorisations appropriées sur la collection de sites afin que les utilisateurs ne puissent pas partager d’informations qu’ils ne devraient pas partager.
• Les utilisateurs externes peuvent transférer des liens d’invité anonymes avec d’autres personnes, qui peuvent également être en mesure d’afficher ou de modifier le contenu sans se connecter. Évitez d’utiliser des liens invités anonymes pour du contenu sensible; partagez plutôt un document à l’aide d’une invitation qui nécessite de vous connecter.
• Assurez-vous de connaître l’identité de tous les utilisateurs externes avant de commencer à partager du contenu avec eux. N’oubliez pas que ces utilisateurs peuvent se connecter à votre site et commencer à naviguer et à accéder au contenu comme les autres membres du site. Selon l’autorisation d’accès que vous leur donnez, cela peut signifier qu’ils peuvent partager du contenu avec d’autres utilisateurs externes.
• Si vous partagez du contenu de site d’équipe, envisagez de créer un sous-site pour le contenu partagé, puis partagez-le sous-site avec des utilisateurs externes afin que vous puissiez attribuer des autorisations uniques uniquement à ce sous-site.
• Les utilisateurs externes ne peuvent pas recevoir l’e-mail d’invitation en raison d’erreurs de transport ou de filtres anti-spam. Dans de tels cas, envoyez une nouvelle invitation et informez l’utilisateur de vérifier sa boîte aux lettres avec l’invitation-email.
• Chaque invitation n’est valable que pour un délai spécifique, qui est généralement de 7 jours. Après ce temps, vous devez envoyer une nouvelle invitation.
• Divisez vos collections de sites pour les utilisateurs internes et externes afin de faciliter la gestion.
• Pour partager un site et avoir besoin de vous connecter, fournissez à une personne extérieure à votre organisation un accès continu à l’information et au contenu sur un site. Ils ont besoin de la possibilité d’effectuer tout comme un utilisateur complet de votre site, et de créer, modifier et afficher le contenu.
• Pour partager un document et exiger la connexion, fournissez à une ou plusieurs personnes à l’extérieur de votre organisation un accès sécurisé à un document spécifique pour examen ou collaboration. Ces personnes n’ont pas besoin d’un accès continu à d’autres contenus sur votre site interne.
• Pour partager un document, mais pas besoin de vous connecter, partagez un lien vers un document non sensible ou non confidentiel avec des personnes extérieures à votre organisation afin qu’elles puissent le consulter ou le mettre à jour avec des commentaires. Ces personnes n’ont pas besoin d’un accès continu au contenu sur votre site interne.
• Essayez le partage externe avec un utilisateur de démonstration et vérifiez le résultat. Vérifiez constamment votre partage d’utilisateurs externes pour éviter les autorisations indésirables pour les utilisateurs externes. Malheureusement, il n’est pas possible de partager des documents par programme via une API SharePoint ou via Windows PowerShell.