1. Configuration des balises et des stratégies de rétention dans Exchange Online
2. Affectation de stratégies de rétention aux boîtes aux lettres

Configuration des balises et des stratégies de rétention dans Exchange Online

Une balise de rétention est le principal composant de la gestion des enregistrements de messagerie (MRM). MRM aide les organisations à gérer le cycle de vie des courriels et à réduire les risques juridiques associés au courrier électronique et à d’autres communications. Dans Exchange et Exchange Online locaux, vous pouvez utiliser le Centre d’administration Exchange pour configurer les balises de rétention et les stratégies de rétention. Vous pouvez également configurer la rétention dans le Centre de sécurité et de conformité.

Pour les e-mails dans Exchange Online, les trois types de balises de rétention suivants s’appliquent à différents niveaux :

• Balises de stratégie par défaut (DPT). S’appliquez automatiquement aux messages d’une boîte aux lettres entière si aucune autre balise de stratégie ne s’applique.
• Balises de stratégie de rétention (RPT). S’appliquent automatiquement aux dossiers par défaut, tels que La boîte de réception et le calendrier.
• Étiquettes personnelles. Réglé manuellement sur les messages et les dossiers via l’affectation utilisateur.
• Ces types de balises de rétention incluent certains ou tous les éléments suivants :
• Un nom unique
• Un dossier par défaut (pour les RPT)

Une action de rétention. Les mesures de rétention disponibles sont les suivantes :

• Supprimer et autoriser la récupération
• Supprimer définitivement (ne pas autoriser la récupération de l’utilisateur)
• Passer à l’archive (pour l’archivage des balises et non pour les RPT)
• Une période de rétention, mesurée en jours (avec l’option De jamais pour les étiquettes personnelles)
• Ces balises de rétention sont ensuite liées à une stratégie de rétention et cette stratégie est appliquée aux boîtes aux lettres, aux dossiers et aux messages.

Dans Microsoft 365, Exchange Online inclut les balises de rétention prédéfinie suivantes :

• Personnel: 1 mois supprimer
• Personnel: 1 semaine supprimer
• Personnel: 1 an supprimer
• Personnel: 5 ans supprimer
• Personnel: 6 mois supprimer
• Valeur par défaut : passer de 2 ans à l’archivage
• Personnel: Ne jamais supprimer
• Personnel : 1 an passer à l’archive
• Personnel: 5 ans passer à l’archive
• Personnel : Ne jamais passer aux archives

Si nécessaire, vous pouvez créer des balises de rétention supplémentaires pour répondre aux exigences de votre organisation et les ajouter à la stratégie de rétention par défaut ou créer une nouvelle stratégie de rétention pour les conserver.

Dans leurs propres paramètres de boîte aux lettres, les utilisateurs peuvent sélectionner les balises de rétention personnelle à appliquer à partir de toutes les stratégies de rétention définies.

Une stratégie de rétention est une collection de balises de rétention qui peuvent consister en un ou deux TRP ainsi qu’un nombre maximal de TRP et un nombre pratiquement illimité de balises personnelles. L’organisation peut appliquer la stratégie de rétention aux boîtes aux lettres utilisateur, et les utilisateurs peuvent sélectionner les balises personnelles à appliquer aux dossiers et aux messages de leurs boîtes aux lettres.

Remarque : les utilisateurs ne peuvent pas afficher les noms de stratégie de rétention. Ils ne voient que les balises de rétention dans ces stratégies. Toutefois, une boîte aux lettres ne peut avoir qu’une seule stratégie de boîte aux lettres appliquée.

Une stratégie de rétention peut avoir deux DPT, chacun avec une action de rétention différente, ainsi qu’un RPT pour chaque dossier par défaut et pratiquement n’importe quel nombre de balises personnelles.

Dans le Centre d’administration Exchange, le MRMPolicy par défaut contient les balises de rétention suivantes :

• Passer par défaut de 2 ans à l’archivage
• Ne jamais supprimer
• Suppression de 5 ans
• 1 an Supprimer
• Suppression de 6 mois
• 1 mois de suppression
• 1 semaine Supprimer
• Éléments récupérables 14 jours passer à l’archive
• Déménagement personnel d’un an dans les archives
• Déménagement personnel de 5 ans aux archives
• Personnel ne jamais passer à l’archive

Si ces balises de rétention répondent aux exigences de votre organisation pour la conservation et la suppression des messages, vous n’avez plus à définir d’balises ou de stratégies de rétention. Vous pouvez également créer des balises de rétention supplémentaires et les ajouter à la stratégie MRM par défaut.

Si les exigences de votre organisation ne correspondent pas à ce que fournit la stratégie MRM par défaut, vous devez définir les balises de rétention et créer une nouvelle stratégie de rétention qui inclut ces balises ainsi que l’une des balises de rétention existantes.

Vous pourriez également avoir une situation où, pour des raisons juridiques ou réglementaires, des employés individuels ou des ministères entiers ont des besoins de rétention différents. Vous pouvez ensuite créer une nouvelle stratégie de rétention pour ces employés, lier les balises de rétention appropriées, puis appliquer la stratégie à ces boîtes aux lettres.

Pour gérer globalement les balises et stratégies de rétention dans l’ensemble d’une organisation, vous pouvez également utiliser Windows PowerShell pour vous connecter à Exchange Online.

Pour créer une balise de rétention à l’aide de Windows PowerShell, ouvrez une connexion Windows PowerShell à Exchange Online à l’aide de l’applet de commande Connect-MsolService et des informations d’identification administratives. Dans la fenêtre Windows PowerShell, tapez la commande suivante, puis appuyez sur Entrée :

New-RetentionPolicyTag "Tag name" -Type tagtype -AgeLimitForRetention days -RetentionAction specify retention action

La nouvelle balise de rétention est visible dans le Centre d’administration Exchange et peut être ajoutée aux stratégies de rétention.

Affectation de stratégies de rétention aux boîtes aux lettres

Pour appliquer une stratégie de rétention à une seule boîte aux lettres ou à plusieurs boîtes aux lettres, procédez comme suit dans le Centre d’administration Exchange :

1. Dans le Centre d’administration Exchange, sélectionnez destinataires.
2. Sélectionnez le destinataire dans la liste, puis Modifiez.
3. Dans la fenêtre Modifier la boîte aux lettres utilisateur, sélectionnez fonctionnalités de boîte aux lettres.
4. Sous Stratégie de rétention, sélectionnez la stratégie à appliquer à la boîte aux lettres, puis sélectionnez Enregistrer.

Pour plusieurs destinataires, utilisez le processus suivant :

1. Dans l’affichage liste, sélectionnez plusieurs boîtes aux lettres.
2. Dans le volet d’informations, sélectionnez Plus d’options.
3. Sous Stratégie de rétention, sélectionnez Mettre à jour.
4. Dans la page Stratégie de rétention d’affectation en bloc, sélectionnez la stratégie de rétention à appliquer aux boîtes aux lettres, puis sélectionnez Enregistrer.

Pour utiliser Windows PowerShell pour modifier la stratégie d’une boîte aux lettres, tapez la commande suivante, puis appuyez sur Entrée :

Set-Mailbox « Nom de la boîte aux lettres » -RetentionPolicy « RetentionPolicyName »

Pour modifier la stratégie de toutes les boîtes aux lettres, tapez la commande suivante, puis appuyez sur Entrée :

Get-Mailbox -ResultSize illimited | Set-Mailbox -RetentionPolicy « RetentionPolicyName »

Pour modifier une ancienne stratégie de rétention en une autre, tapez la commande suivante, puis appuyez sur Entrée :

$OldPolicy=Get-RetentionPolicy « Old-Retention-Policy ».distinguishedName

Get-Mailbox -Filter RetentionPolicy -eq $OldPolicy -Resultsize Unlimited | Set-Mailbox -RetentionPolicy « New-Retention-Policy »

Pour vérifier si une stratégie de boîte aux lettres a été appliquée, tapez la commande suivante, puis appuyez sur Entrée :

Get-Mailbox “Mailbox Name” | Select RetentionPolicy