Erreurs et pratiques exemplaires courantes

Lors de la configuration du partage d’utilisateurs externes dans SharePoint Online, il y a des erreurs courantes que vous devez éviter et certaines pratiques exemplaires que vous devez suivre.

Ces erreurs courantes que vous devriez éviter incluent :

• Partager plus de contenu qu’il n’est nécessaire en partageant un site entier plutôt qu’un ou deux documents.
• accorder plus d’accès partagé qu’il n’est nécessaire; par exemple, en donnant à un utilisateur externe l’autorisation de modifier lorsqu’il n’a besoin que de lire le document.
• Accorder l’accès par le biais de liens d’invités anonymes temporairement, mais en oubliant plus tard que vous avez fait accordé l’accès.
• Manque de connaissance de ce que les utilisateurs externes peuvent et ne peuvent pas faire dans SharePoint Online.
• Manque de documentation de la configuration SharePoint Online par rapport au partage d’utilisateurs externes.
• Le détournement peut arriver. Les utilisateurs externes peuvent transférer l’invitation par courriel générée à une autre personne. La personne qui ouvre le lien d’invitation a accès au contenu partagé.

Suppression du partage utilisateur externe

Il existe plusieurs façons d’arrêter le partage d’utilisateurs externes, qui incluent la suppression des autorisations utilisateur d’un utilisateur externe en les retirant d’un groupe, la révocation des invitations, la désactivation des liens invités anonymes et la désactivation du partage d’utilisateurs externes pour le locataire ou la collection de sites.

Suppression des autorisations utilisateur externes

Si un utilisateur externe a déjà accepté une invitation, vous pouvez toujours arrêter son accès à un site en supprimant ses autorisations. Pour supprimer les autorisations d’un utilisateur externe :

1. Dans la page d’accueil du site, sélectionnez l’icône Paramètres (l’icône roue).
2. Sélectionnez Paramètres du site.
3. Sous Utilisateurs et autorisations, sélectionnez Personnes et groupes.
4. Sur le côté le plus à gauche, sous Groupes, sélectionnez le groupe à partir duquel vous souhaitez supprimer les utilisateurs, par exemple, Membres Nom de site.
5. Sélectionnez l’utilisateur ou les utilisateurs à supprimer, sélectionnez Actions, puis Sélectionnez Supprimer les utilisateurs du groupe.
6. Sélectionnez OK.

Configuration du partage utilisateur externe

Vous pouvez activer ou désactiver le partage d’utilisateurs externes à deux niveaux du Centre d’administration SharePoint :

• Au niveau global pour l’ensemble de votre locataire SharePoint Online. Si vous activez le partage externe, vous pouvez également configurer si vous autorisez le partage uniquement avec des utilisateurs authentifiés ou pour autoriser le partage avec des utilisateurs authentifiés et des utilisateurs anonymes via des liens invités.
• Au niveau de la collecte de sites individuel. Cela vous permet de sécuriser le contenu sur des collections de sites spécifiques lorsque vous ne souhaitez pas que tout votre contenu soit partagé. Vous pouvez également configurer si oui ou non pour autoriser le partage avec des utilisateurs authentifiés, ou le partage avec les utilisateurs authentifiés et les utilisateurs anonymes sur une collection de sites.

Conseil : Par défaut, le partage externe des utilisateurs est activé pour l’ensemble du locataire et toutes les collections de sites qu’il contient déjà. Il est courant de le désactiver globalement d’abord, puis commencer à planifier comment et où l’utiliser.

Considérations relatives au partage externe des utilisateurs

Étant donné que vos sites SharePoint Online sont susceptibles de contenir à la fois des informations confidentielles et des informations que vous souhaitez partager avec des utilisateurs externes, il est important de planifier comment et quel contenu est partagé. Considérez les questions suivantes lors de la planification de votre stratégie de partage, y compris la façon de partager le contenu de votre site avec des utilisateurs externes :

• Qui a besoin d’accéder au contenu sur votre site et à tous les sous-sites ?
• Ont-ils besoin d’accéder à un site entier ou simplement à un sous-site?
• Ont-ils seulement besoin d’avoir accès à quelques documents spécifiques?
• Ont-ils seulement besoin d’afficher le contenu partagé, ou doivent-ils également y apporter des modifications?
• Quels utilisateurs de votre organisation doivent pouvoir partager du contenu avec des utilisateurs externes ?
• Quel contenu de votre site ne doit jamais être partagé avec des utilisateurs externes à votre organisation ?
• Une politique de gouvernance est-elle en place?

Introduction au partage externe  des utilisateurs

La plupart des organisations ont de nombreuses  affaires  qui  nécessitent le partage de documents  entre  les utilisateurs, à la fois à l’intérieur  et  à l’extérieur  de l’entreprise . Au lieu   d’envoyer des documents sous forme  de  pièces jointes, SharePoint Online  fournit  plusieurs  fonctionnalités  qui  aident les utilisateurs à collaborer  de  manière beaucoup  plus, même avec des  partenaires extérieurs  à votre  propre  organisation. Des partenaires    comme   celui-ci  sont désignés  comme  des utilisateurs externes  et  peuvent  inclure  toute  personne  que  vous  souhaitez donner la permission d’accéder à  votre  site, mais  qui  n’ont pas de  licence  pour la location Microsoft 365 de votre  organisation . Les utilisateurs externes  seraient    généralement  des non-employés tels que employées  les entrepreneurs, les agents sur place,   les fournisseurs, les partenaires ou  vos  affiliés. Bien que  vous  puissiez inviter des utilisateurs externes  à  contribuer en tant que  membres  d’un projet  à long terme  et  leur permettre d’effectuer  une série de  tâches sur un site de projet,   ils  n’auront  généralement  pas les  mêmes  capacités  et les mêmes droits que les utilisateurs à temps plein et  autorisés  dans  votre  organisation.