Demande de congé

A présent, nous allons étudier un flux permettant d'effectuer une demande de congé et d'automatiser l'envoie des réponses.

Première partie

Nous allons préparer dans cette première partie les colonnes de site dont nous aurons besoin. Allez dans "Paramètre de site"

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Sélectionnez "Colonnes de site"

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Créer

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Colonne "Observations" type "Plusieurs lignes de texte"

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Mettez la dans groupe existant, ici "colonnes SurInfo" ou alors créer un nouveau groupe

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Colonne "Date de départ" type "date et heure"

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Colonne "Date de fin" type "date et heure"

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Colonne "Responsable" type "Personne ou groupe"

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Colonne "Nombre de jour(s)" type "nombre"

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Colonne "Type d'absence" type "choix"

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Définissez les différents types d'absence

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Colonne "Réponse du responsable" type "choix"

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Indiquez les différentes réponses possibles

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Une fois toues les colonnes de sites créées, retournez dans les paramètres de site

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Sélectionnez "Type de contenu de site"

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Créer

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Premier type de contenu

Demande de congé

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Cliquez sur "Ajouter à partir de colonnes existantes"

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Sélectionnez le groupe contenant les colonnes, ici "Colonnes Surinfo" et ajoutez les colonnes comme dans la capture d'écran suivante

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Deuxième type de contenu

Retournez dans les paramètres de site

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Type de contenu de site

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créer

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validation de congé

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Ajouter des colonnes à partirde colonnes de site existantes

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Sélectionnez le groupe contenant les colonnes, ici "Colonnes Surinfo" et ajoutez les colonnes comme dans la capture d'écran suivante

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Ajouter une application

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Prenez "Liste personnalisée"

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Nommé la "Demande d'absence"

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Sélectionnez la nouvelle application, puis dans l'onglet "Liste", cliquez sur "Paramètres de liste"

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Sélectionnez "Nom, description et navigation de liste"

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et renommez le titre

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Sélectionnez "Paramètres avancés"

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et autoriser la gestion des types de contenu

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Dans "Paramètres du site"

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Cliquez sur "Navigation"

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Réorganiser votre navigation

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Ajout des contenus

Après avoir sélectionnez l'application "Demande d'absences", cliquez sur "Paramètre de liste"

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Cliquez sur "Ajouter à partir de contenu de site existants"

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Ajouter les deux types de contenu précédement créés:

Demande de ccongé
Validation de congé

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Dans la zone "Types de contenu", sélectionnez le contenu par défaut "Element"

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Puis cliquez sur "Supprimer ce type de contenu"

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Afin que seule la demande de congé soit disponible sur le bouton Nouveau, sélectionnez "Modifier l'ordre et le type de contenu..."

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Et décochez "Validation de congé".

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Voici le résultat

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Deuxième partie

Dans l'application "Demande d'absences", nous allons personnaliser l'affichage

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Sélectionnez les colonnes pertinentes à afficher et mettez les dans un ordre de lecture cohérent.

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Pour exemple...

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Troisième partie

Nous allons enfin passer au stade de la création des flux de travail.

Il est nécessaire pour cela d'avoir installer SharePoint Designer 2013 sur votre poste et de se connecter au site en vous identifiant.

Dans l'onglet "FLUX DE TRAVAIL", dans "Flux de travail de liste", sélectionnez l'application "Demandes d'absences"

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Nommez le flux "Gestion de la demande" puis validez

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Dans le ruban, cliquez sur le bouton "Action" et sélectionnez dans la liste "Envoyer un courrier électronique"

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Cliquez sur le lien hypertexte "ces utiliateurs"

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Sélectionnez "Recherche de flux de travail pour un utilisateur" puis cliquez sur "Ajouter"

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Sélectionnez :

Element en cours
Responsable
Adresse de messagerie

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Puis cliquez sur "Ok"

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L'assistant vous invite à présent de générer un modèle de courriel.

Entrez un texte de politesse puis cliquez sur "Ajouter ou modifier la recherche"

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Sélectionnez:

Element en cours
Créé par
Nom Complet

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De la même façon, vous pourrez rajouter différentes variables afin de construire le modèle de mail suivant. Le mieux est de générer un lien vers la demande afin que le responsable puisse l'atteindre et y répondre facilement.

Cliquez sur le petit globe terrestre en haut à droite

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et renseignez les éléments suivants:

Contexte du flux de travail
URL de l'élément actif

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Et validez par "Ok"

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Avant d'enregistrer votre flux de travail, vous pouvez le vérifier

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Une deuxième action va être nécessaire qui est de mettre à jour la demande de congé à partir du moment ou le responsable à mené une action

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Cliquez sur le lien "Cette liste"

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"Ajouter..."

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Appliquer à ce champ : ID du type de contenu
La valeur suivante : Validation de congé

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Cliquez sur "Paramètres de flux de travail"

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Et activez la case "Démarrez automatiquement le flux de travail lorsqu'un élément est créé"

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Cliquez sur "Enregistrer" puis sur "Publier"

Création du flux de réponse

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Crez un flux pour l'application "Demande d'absences"

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Nommé le "Réponse du responsable"

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Dans "Actions", sélectionnez "Envoyer un courrier électronique"

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Cliquez sur le lien "ces utilsateurs"

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Ajoutez "Utilisateur qui a créé l'élément actif"

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Et générez un nouveau modèle de mail

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Sélectionnez

Element en cours
Réponse du responsable

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Cliquez sur "Paramètres de flux de travail"

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Et sélectionnez "Démarrer automatiquement le flux lorqu'un élément est modifié"

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Enregistrez votre flux et publiez le

Quatrième partie

Reste à tester le tout. Dans la bibliothèque "Demande de congés", cliquez sur "Nouvel élément" et remplissez la demande de congé

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La demande apparaît...

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Voici le mail que vous devriez recevoir

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Le responsable clique sur "Modifier l'élémenté

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Pour accepter le demande

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Le demandeur reçoit automatiquement un mail de validation

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Cinquième partie

Pour aller plus loin

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Sixième partie

Nous souhaiterions peut-être à présent qu'un fois la décision prise, que le demandeur ne puissue plus changer sa demande. Nous allons donc modifier le dernier flux afin d'y insérer une modification des droits.

Sélectionnez le flux et cliquez sur "Modifier le flux de travail"

modif droits 1