Introduction au partage externe  des utilisateurs

La plupart des organisations ont de nombreuses  affaires  qui  nécessitent le partage de documents  entre  les utilisateurs, à la fois à l’intérieur  et  à l’extérieur  de l’entreprise . Au lieu   d’envoyer des documents sous forme  de  pièces jointes, SharePoint Online  fournit  plusieurs  fonctionnalités  qui  aident les utilisateurs à collaborer  de  manière beaucoup  plus, même avec des  partenaires extérieurs  à votre  propre  organisation. Des partenaires    comme   celui-ci  sont désignés  comme  des utilisateurs externes  et  peuvent  inclure  toute  personne  que  vous  souhaitez donner la permission d’accéder à  votre  site, mais  qui  n’ont pas de  licence  pour la location Microsoft 365 de votre  organisation . Les utilisateurs externes  seraient    généralement  des non-employés tels que employées  les entrepreneurs, les agents sur place,   les fournisseurs, les partenaires ou  vos  affiliés. Bien que  vous  puissiez inviter des utilisateurs externes  à  contribuer en tant que  membres  d’un projet  à long terme  et  leur permettre d’effectuer  une série de  tâches sur un site de projet,   ils  n’auront  généralement  pas les  mêmes  capacités  et les mêmes droits que les utilisateurs à temps plein et  autorisés  dans  votre  organisation.

La planification du partage de contenu avec  ces  utilisateurs  externes  est une partie importante de  votre stratégie  d’autorisation  globale  pour SharePoint Online dans Microsoft 365. Il existe  trois  méthodes de partage de contenu de site  avec des utilisateurs externes :

1. Vous pouvez partager l’ensemble de  votre  site  avec  des utilisateurs  externes  en  les invitant  à  se connecter avec un compte  Microsoft  ou un  compte d’organisation  (ID d’utilisateur Microsoft 365).
2. Vous pouvez partager des  documents  individuels avec des utilisateurs   externes en les invitant à  se connecter    à  votre  site  avec un compte  Microsoft ou un  compte d’organisation  (ID d’utilisateur Microsoft 365).
3. Vous pouvez partager des  documents  individuels avec  des utilisateurs   externes en leur envoyant  un  lien  invité anonyme  pour  afficher  ou  modifier  le document.

Remarque : les utilisateurs externes  qui  accèdent  au  site ou aux documents  partagés peuvent obtenir   plus d’autorisations  qu’un  invité anonyme  qui  accède à un  document  spécifique via  un  lien hypertexte envoyé par e-mail. Cela  est parce que  Microsoft peut  authentifier  les utilisateurs  externes  avec   un compte  Microsoft  ou un  compte d’organisation  (ID utilisateur Microsoft 365), et peut  assurer le niveau  d’autorisation  pour  ces  utilisateurs. Ce  n’est  pas le cas  lorsqu’un  lien  est  envoyé à  une  autre adresse e-mail  inconnue; dans  ce  cas,  toute  personne  qui  obtient  le  lien  peut  accéder  au document partagé. 

Considérations relatives au partage d’utilisateurs externes

Étant donné que vos  sites SharePoint Online sont susceptibles de contenir  à  la fois des informations confidentielles et des informations  que  vous    souhaitez  partager  avec des utilisateurs externes,   il  est important de planifier comment et  quel  contenu  est  partagé.

Considérez les questions  suivantes lors de  la  planification de  votre stratégie de partage, y  compris la façon de  partager le contenu de votre  site  avec des utilisateurs externes :

• Qui a besoin  d’accéder au contenu sur  votre site et  à tous  les sous-sites? 
• Ont-ils besoin d’accéder à un site entier  ou  simplement      à un  sous-site?
• Ont-ils  seulement besoin d’avoir    accès à quelques documents spécifiques? 
• Ont-ils  seulement besoin d’afficher  le contenu partagé,  ou ont-ils  également besoin d’y apporter des  modifications ?
• Quels utilisateurs  de  votre  organisation  doivent   pouvoir   partager du  contenu  avec des utilisateurs externes ?
• Quel contenu de  votre  site ne doit  jamais  être  partagé  avec des utilisateurs  externes  à  votre  organisation?
• Une politique de gouvernance est-elle en place?

Vous pouvez organiser  un site SharePoint Online  afin  que le contenu  partagé  avec des utilisateurs  externes  soit  clairement  différencié du contenu  destiné  à  rester au sein  de  l’organisation  . Cela peut  être aussi facile  que la création d’une  bibliothèque  de documents ou d’un  sous-site  nommé  interne  et  d’un autre  sous-site  nommé  externe, ou  il  peut  être  beaucoup  plus  complexe. Il  est  important  que  vous planifiiez  la structure du site  avant  d’utiliser le partage externe  de l’utilisateur.

Restrictions aux utilisateurs  externes

Un utilisateur  externe est  une personne  extérieure à   votre  organisation  qui  peut accéder à  vos sites et documents SharePoint Online mais qui n’a pas de  licence  pour  votre abonnement SharePoint Online ou Microsoft 365 . Les  utilisateurs  externes ont  certaines  restrictions. Après  avoir  permis le partage d’utilisateurs  externes, ces  utilisateurs  externes  peuvent  effectuer  plusieurs  tâches  et   hériteront de   certains  droits  et  fonctionnalités, mais il y  a aussi  certaines  tâches  qu’ils ne peuvent pas  effectuer  et  ils ne recevront  pas  certains  droits  et  fonctionnalités.

Les utilisateurs externes peuvent :

• Utilisez Microsoft Office Online pour afficher  et  modifier des  documents. Si  votre  plan  inclut Microsoft 365Apps,  ils  n’auront  pas les  licences  pour  installer la version de bureau de Microsoft 365 sur  leurs  propres  ordinateurs.
• Effectuer des tâches  sur un site compatible  avec le niveau  d’autorisation  attribué. Par  exemple, si  vous  ajoutez  un utilisateur externe  au groupe Membres,   il  disposera  d’autorisations  Modifier et il    pourra   ajouter,  modifier et  supprimer des listes  ; ils  pourront  également   afficher, ajouter, mettre à jour et  supprimer des éléments de liste et des documents.
• Voir d’autres  types de contenu sur les sites. Par  exemple, ils peuvent  naviguer vers différents sous-sites  de  la collection de sites auxquels  ils  ont été   invités. Ils    seront  également  en mesure d’effectuer  d’autres  actions  telles  que  l’affichage des flux de site.

Les utilisateurs externes ne peuvent pas:

• Créez leurs  propres sites personnels,   modifiez  leur  profil, modifiez  leur photo ou  voyez des tâches agrégées . Les utilisateurs externes  n’obtiennent pas    leur  propre bibliothèque de documents OneDrive Entreprise .
• Soyez administrateur  d’une collection de sites (sauf dans les scénarios  où  vous  avez  embauché  un  partenaire pour gérer Microsoft 365). Vous pouvez  désigner  un utilisateur externe comme concepteur pour  votre site Web public .
• Consultez le fil d’actualité de l’entreprise. 
• Ajoutez du stockage  au pool de stockage global  des locataires. 
• Accédez au Centre de recherche  ou  exécutez  des recherches. D’autres  fonctionnalités de  recherche  qui  peuvent  ne pas  être  disponibles  incluent le traitement de contenu  avancé, les analyses  continues  et les raffineurs.
• Accéder aux boîtes aux lettres de site.
• Accédez à l’application Microsoft Power BI pour les fonctionnalités Windows telles    que Power  View, PowerPivot, Quick Explore ou Timeline Slicer. Ces  fonctionnalités  nécessitent  une  licence supplémentaire ,  qui n’est    pas  héritée  par les utilisateurs externes .
• Utilisez eDiscovery. Cela nécessite une licence Exchange Online .
• Ouvrez les documents  téléchargés protégés  par  IRM.