Configuration du partage utilisateur externe

Vous pouvez activer ou désactiver le partage d’utilisateurs externes à deux niveaux du Centre d’administration SharePoint :

• Au niveau global pour l’ensemble de votre locataire SharePoint Online. Si vous activez le partage externe, vous pouvez également configurer si vous autorisez le partage uniquement avec des utilisateurs authentifiés ou pour autoriser le partage avec des utilisateurs authentifiés et des utilisateurs anonymes via des liens invités.
• Au niveau de la collecte de sites individuel. Cela vous permet de sécuriser le contenu sur des collections de sites spécifiques lorsque vous ne souhaitez pas que tout votre contenu soit partagé. Vous pouvez également configurer si oui ou non pour autoriser le partage avec des utilisateurs authentifiés, ou le partage avec les utilisateurs authentifiés et les utilisateurs anonymes sur une collection de sites.

Conseil : Par défaut, le partage externe des utilisateurs est activé pour l’ensemble du locataire et toutes les collections de sites qu’il contient déjà. Il est courant de le désactiver globalement d’abord, puis commencer à planifier comment et où l’utiliser.

Remarque : lorsque vous créez une nouvelle collection de sites privés, le paramètre par défaut de ce site est défini sur Ne pas autoriser le partage en dehors de votre organisation. Vous devez l’activer si vous souhaitez utiliser le partage d’utilisateurs externes dans le nouveau site.

L’administrateur SharePoint Online doit activer le partage avec des utilisateurs externes. Pour configurer les paramètres d’organisation pour le partage externe, sélectionnez Partage sous Stratégies dans le volet de navigation de gauche du nouveau Centre d’administration SharePoint. Dans le volet droit, vous pouvez configurer des options liées au partage en dehors de votre organisation, qui s’appliquent globalement. Vous pouvez également configurer les paramètres de partage d’une collection de sites spécifique sur la page Sites actifs du nouveau Centre d’administration SharePoint.

Attention : Sachez que des liens d’invités anonymes pourraient être partagés ou transmis à d’autres personnes; cela signifie que le contenu peut être consulté par des personnes autres que votre cible prévue.

Lecture supplémentaire. Pour plus d’informations sur la configuration du partage d’utilisateurs externes pour un locataire ou une collection de sites, reportez-vous à Gérer le partage externe pour votre environnement SharePoint Online.

Partage de documents et audit de l’accès partagé

Vous pouvez afficher les paramètres de partage d’utilisateurs externes actuels pour plusieurs collections de sites en sélectionnant ces collections de sites dans la page collections de sites, puis en sélectionnant Partage. Cela affiche tous les paramètres actuels. Chaque collection de sites affiche l’un des trois paramètres de partage suivants :

• Non autorisé
• Partager des invitations
• Partager des liens et des invitations
• Partage de contenu avec des utilisateurs externes authentifiés

Une fois que le partage externe de l’utilisateur est activé pour le locataire ou une collection de sites, selon le paramètre de partage, vous pouvez ensuite partager un site entier ou des documents individuels.

Pour partager un site entier avec un utilisateur externe, vous devez lui envoyer une invitation sur le site, qu’il utilisera pour se connecter à votre site et accéder au contenu. L’invitation est envoyée à des utilisateurs externes par le biais d’un message électronique avec un lien vers le site et un message facultatif que vous avez peut-être fourni dans l’invitation. Lorsque l’utilisateur externe reçoit l’invitation par e-mail, il sélectionne le lien et se connecte avec un compte Microsoft ou un compte d’organisation (ID utilisateur Microsoft 365) pour accéder au site et à son contenu.

Remarque : vous pouvez échanger des invitations pour afficher du contenu une seule fois. Une fois qu’un utilisateur externe accepte une invitation, l’invitation ne peut pas être partagée ou utilisée par d’autres personnes pour y accéder.

Lorsque vous envoyez l’invitation, vous avez la possibilité de décider quel type d’autorisation cet utilisateur externe recevra lorsqu’il accédera à votre site. Les options d’autorisation disponibles sont les suivantes :

• Contrôle total. Pour assurer le contrôle total du site, sélectionnez l’option Propriétaires de sites [Contrôle total].
• Modifier. Pour permettre aux utilisateurs externes de modifier le contenu du site, sélectionnez l’option Membres du nom de site [Modifier].
• Lire. Pour autoriser uniquement l’accès en lecture seule, sélectionnez l’option Visiteurs du nom de site [Lire].

Il est préférable de créer un site dédié au partage de contenu non sensible avec des utilisateurs externes et à la définition d’autorisations d’accès uniques spécifiques pour ce site seulement.

Conseil : Lorsque vous accordez aux utilisateurs externes l’accès au contenu de votre site, vous devez toujours appliquer le principe du moindre privilège, de sorte que ces utilisateurs externes ne reçoivent que l’autorisation minimale requise pour effectuer leurs tâches, et non plus d’autorisations. Vous ne devez accorder le contrôle total que dans des cas extrêmement rares.

Vous devez effectuer les étapes suivantes pour partager un site avec un utilisateur externe pour un accès en lecture seule :

1. Accédez au site que vous souhaitez partager avec un utilisateur externe.
2. Sélectionnez PARTAGER.
3. Dans la boîte de dialogue Partager le nom du site, entrez l’adresse e-mail de l’utilisateur externe que vous souhaitez inviter à partager votre site. (Si vous souhaitez partager avec un utilisateur interne, entrez plutôt son nom.)
4. Entrez un message à inclure dans votre invitation.
5. Sélectionnez OPTIONS D’AFFICHAGE.
6. Sous Sélectionner un groupe ou un niveau d’autorisation, dans la liste déroulante, sélectionnez Visiteurs nom de site [Lire].
7. Sélectionnez Partager.
8. Lorsque l’utilisateur externe reçoit l’invitation envoyée par courriel, il voit votre message, sélectionnez le lien Aller au nom de site, puis connectez-vous avec un compte Microsoft (MSA) ou un compte organisationnel (ID d’utilisateur Microsoft 365).

Remarque : Par défaut, les invitations expirent après 7 jours, donc si l’utilisateur externe n’a pas accepté l’invitation dans ce délai, vous devez envoyer une nouvelle invitation.
Partager des documents individuels à l’aide d’invitations ou de liens d’invités anonymes

Pour partager un document individuel avec un utilisateur externe, vous pouvez soit envoyer une invitation de la même manière que pour un site, mais uniquement pour le document individuel, soit envoyer un lien invité anonyme vers le document, si ce paramètre est activé pour votre locataire et la collection de sites. Les liens invités anonymes permettent uniquement aux utilisateurs externes d’ouvrir le document dans les applications Web Office pertinentes, telles que Word Online, Excel Online, PowerPoint Online ou OneNote Online, et ils ne peuvent pas l’ouvrir dans la version bureau complète de l’application.

Vous devez effectuer les étapes suivantes pour partager un document qui nécessite que l’utilisateur externe se connecte :

1. Accédez au site contenant le document que vous souhaitez partager avec un utilisateur externe.
2. Sélectionnez l’ellipse (...) en regard du document pour ouvrir sa fenêtre d’légende, puis sélectionnez Partager.
3. Dans la liste déroulante, sélectionnez si vous souhaitez autoriser la modification du document, puis sélectionnez Appliquer.
4. Entrez l’adresse e-mail de la personne avec laquelle vous souhaitez partager le document.
5. Éventuellement, entrez un message à inclure dans votre invitation.
6. Sélectionnez Envoyer.

Vous devez effectuer les étapes suivantes pour partager un document à l’aide d’un lien invité anonyme :

1. Accédez au site qui contient le document à partager avec un utilisateur externe.
2. Sélectionnez l’ellipse (...) en regard du document pour ouvrir sa fenêtre d’légende, puis sélectionnez Partager.
3. Sélectionnez Copier le lien.
4. Une fois l’URL du lien invité anonyme créée, copiez-la à un endroit où elle peut être facilement récupérée, comme le Bloc-notes.
5. Fermez la boîte de dialogue.
6. Vous pouvez ensuite copier l’URL du lien invité anonyme et coller dans un emplacement de votre choix, comme un message électronique, une fenêtre de chat ou une page de médias sociaux.

Attention : si vous désactivez par la suite le partage d’utilisateurs externes au niveau du locataire, les liens invités anonymes cesseront de fonctionner ; lorsque vous l’activez à nouveau, ces liens invités anonymes recommenceront à fonctionner.

Remarque : vous ne pouvez pas partager des fichiers dans une bibliothèque protégée par IRM avec des utilisateurs externes.

Audit de l’accès partagé aux sites et documents

Vous pouvez également voir rapidement les utilisateurs avec lesquels un site ou un document a été partagé, ce qui est utile pour l’audit et les rapports.

Vous devez effectuer les étapes suivantes pour afficher une liste d’utilisateurs avec lesquels un site a été partagé :

1. Dans la page d’accueil du site, en haut à droite de la page, sélectionnez PARTAGER.
2. Notez la liste des utilisateurs après les mots partagés avec.

Vous devez effectuer les étapes suivantes pour afficher une liste d’utilisateurs avec lesquels un document spécifique a été partagé :

1. Sélectionnez le document dans la bibliothèque.
2. Dans le volet droit, recherchez la section Accès a.
3. Sélectionnez Gérer l’accès.

Audit dans le Centre de sécurité et de conformité Microsoft 365

Dans le Centre de sécurité et de conformité Microsoft 365, vous pouvez afficher les rapports d’activité Microsoft 365 pour connaître l’activité des utilisateurs et des administrateurs au sein de votre entreprise. Les rapports donnent des informations sur l’état d’invitation Extranet sharepoint en ligne, les utilisateurs qui ont envoyé des invitations et les utilisateurs qui les ont acceptées.

Vous devez effectuer les étapes suivantes pour afficher un rapport indiquant qui a envoyé des invitations :

1. Dans le Centre d’administration Microsoft 365, ouvrez le lanceur d’applications.
2. Sélectionnez Sécurité et conformité.
3. Sélectionnez Recherche et enquête.
4. Sélectionnez Recherche de journal d’audit.
5. Dans la zone Activités, sélectionnez Création d’invitations de partage.