« Si vous ne pouvez expliquer un concept à un enfant de six ans, c'est que vous ne le comprenez pas complètement. »
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Validation de documents
Dans ce tuto, je vous propose de mettre en place un flux de messagerie qui consiste à envoyer un mail à une personne dès qu'un nouveau document est déposé dans une bibliothèque.
Création d'un flux de messagerie
Création d'un flux de messagerie
Je vous propose dans un premier temps de créer une nouvelle application...
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Choississez l'application "Bibliothèque de documents"
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Doonez lui un nom. Afin de respecter les conventions tant qu'à l'écriture d'URL, ne mettez pas de caractères spéciaux ni d'espace...
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Afin que le titre soit plus présentable, sélectionnez l'application et rendez-vous dans l'onglet "Bibliothèque"
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"Paramètres de bibliotèque"
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"Nom, description et navigation de liste"
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Donnez lui un beau nom et cliquez sur "Enregistrer".
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Création du flux dans SharePoint Designer 2013
Lancez SharePoint Designer et connectez-vous à votre site
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Sélectionnez "Flux de travail de liste"
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Sélectionnez votre bibliothèque "Documents à valider"
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Nommez le "Envoi d'un email" puis validez
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Cliquez sur le bouton "Action" dans le ruban "FLUX DE TRAVAIL"
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Et sélectionnez "Envoyer un courrier électronique"
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Cliquez sur le lien "ces utilisateurs"
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En face du champ "A", cliquer sur le livre
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Sélectionnez le compte habilité à valider le document, ici "Admin"
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Insérer un contenu de message. Pour ajouter des variables, cliquez sur "Ajouter ou modifier la recherche"
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Insérez les critères suivants:
- Elément en cours
- Nom
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Une fois votre modèle de mail fait, cliquez sur "Ok"
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Vous pouvez vérifier les erreurs
Une
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Nous allons définir à présent à quel moment le flux doit s'executer. Pour cela, sélectionnez "Paramètres de flux de travail"
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Et cochez principalement la case en bas à droite "Démarrer automatiquement le flux de travail lorsqu'un élément est créé"
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Validation du flux
Téléchargez un nouveau document
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La colonne du flux créé précédement affiche "Terminé"
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Vous pouvez cliquez sur le lien
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Et vérifiez votre boîte aux lettres
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Vu des flux dans Visio 2013
Vu des flux dans Visio 2013
Une fonctionnalité interressante est de pouvoir exporter vos flux dans Visio
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Enregistrez l'exportation.
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Dans Visio, dans l'onglet "Processus", cliquez sur "Importer"
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Et sélectionnez votre exportation
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Votre flux s'affiche dans Visio
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Création d'un flux de relecture
Création d'un flux de relecture
Je vous propose ici de mettre en place un flux permettant de valider si l'utilisateur final a bien lu le document.
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Le première étape consiste à générer un colonne de site qui contiendra l'information, celle-ci sera sous forme de choix multiple.
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Je vous propose de mettre:
- Non fait
- Lu
- Non Lu
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Dans SharePoint Designer, sélectionnez votre précédent flux
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Et cliquez sur "Modifier le flux de travail"
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Cliquez sur "Action" et sélectionnez "Assigner quelque chose à faire"
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Cliquez sur le lien "Quelque chose à faire"
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Suivant
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Nommez le puis "Terminer"
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Cliquez sur "ces utilisateurs"
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Sélectionnez le compte concerné
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Puis validez et cliquez à nouveau sur le bouton "Action"
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Sélectionnez "Mettre à jour l'élément de la liste"
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Cliquez sur "cette liste"
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"Ajouter"
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Sélectionnez la colonne de site précédement créée et assigné lui la valeur "Lu"
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Voici le bon ordre dans lequel doit se trouver vos différentes actions
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N'oubliez pas de publier votre flux
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Faites le test en téléchargeant un nouveau document
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Le document s'affiche bien dans la bibliothèque avec le flux "Envoi d'un email" que l'on vient de modifier avec le statut en cours et la colonne de site "Lecture de document" avec el statut "Non fait". Si vous cliquez sur le lien "En cours",
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Vous arrivez sur une page indiquant le statut du flux de travail et vous pourrez cliquez sur le lien "Tâches de flux de travail"
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Cliquez sur les trois petits points du document concerné, "Modifier l'élément"
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"Effectuer des tâches"
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Voici le mail que le destinataire peut recevoir
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Le document passe en mode "Lu"
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création d'un flux contenant un lien
Création d'un flux contenant un lien
Plutôt que de demandé à l'utiliateur de chercher l'information sur laquelle il doit faire action, autant lui insérer un lien pointant vers le document.
Sélectionnez votre flux et modifiez le en cliquant sur le lien ici "Admin"
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Rajoutez le texte qui va bien et cliquez sur le symbole de lien hypertexte vers le haut à droite
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Indiquez le texte et cliquez sur "fx"
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Et insérez les variables suivantes:
- Contexte du flux de travail
- URL de l'élément actif
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Validez trois fois
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Publiez votre flux
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Générez un nouveau document dans votre bibliothèque et vous devriez recevoir un mail avec le lien poitant vers le document
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