« L'enseignement devrait être ainsi : celui qui le reçoit le recueille comme un don inestimable mais jamais comme une contrainte pénible. »
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Relance de contrats
Dans ce tuto, je vous propose de voir comment vous pouvez créer simplement un flux permettant d'être alerté avant l'échéance d'un contrat.
Première partie
Première partie
Créons à nouveau une nouvelle application
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Sélectionnez "Bibliothèque de document"
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Et nommez la
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Afin d'affiner certains réglages, allez dans l'onglet "BIBLIOTHEQUE"
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"Paramètres de la bibliothèque"
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"Nom, description et navigation de liste"
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Et modifiez à votre convenance
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A l'issu, rendez-vous dans "Paramètres du site"
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"Navigation"
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Et réorganisez vos liens
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Sélectionnez votre bibliothèque et allez dans les paramètres de la bibliothèque" afin de créer les différents colonnes nécessaires
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"Créer une colonne"
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Nom "Responsable du contrat", type "Personne ou groupe"
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Dans Afficher le champ, sélectionnez "Adresse de messagerie professionnelle" et validez par "Ok"
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Créer une colonne:
Nom "Date du début du contrat", type "Date et heure"
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Créer une colonne:
Nom "Date du fin du contrat", type "Date et heure"
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Créer une colonne:
Nom "Nombre de jour avant tacite reconduction", type "Nombre"
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Renseignez un minimum et maximum
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Créer une colonne:
Nom "Date de relance", type "Valeur calculée"
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Créez la formule
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Qui sera la différence entre la "date de fin de contrat" et le "nombre de jour avant"
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Créez un nouveau document
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Renseignez les différents champs
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Deuxième partie
Deuxième partie
L'idéal serait d'être alerté par mail lorsque l'on s'approche de la date d'échéance.
Créez dans SharePoint Designer un nouveau flux pour votre bibliothèque nommé "Suivi des contrats"
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Cliquez sur "Action" et sélectionnez "Pause jusqu'à une date donnée".
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Cliquez sur le lien "cette date"
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Cliquez sur "fx"
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Sélectionnez:
- Elément en cours
- Date de relance
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Dans "Action", sélectionnez "Envoyer un courrier électronique"
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Cliquez sur "ces utilisateurs"
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Sélectionnez les utilisateurs
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Sélectionnez "Recherche de flux pour un utilisateur..."
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Sélectionnez:
- Elément en cours
- Responsable du contrat
- Comme chaîne
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Validez par trois fois
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Créez votre modèle de mail
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Publiez votre flux
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Malheureusement, ce type de flux est quelque peu difficile à vérifier.
Créez au besoin un contrat dont la date arrive à échéance dans deux jours avec une relance un jour avant et patientez jusqu'à demain...